RPA роботизация бизнеса в Битрикс24

Компании тратят много ресурсов на выполнение несложных повторяющихся бизнес-процессов. Технология RPA автоматизирует их, минимизируя участие человека и экономя деньги. У сотрудников остается больше времени на интеллектуальные и творческие задачи. В Битрикс24 есть готовые решения для роботизации бизнеса. Что такое RPA, как технология реализована в Битрикс24 - читайте в статье.

RPA - что это

RPA (Robotic Process Automation) - это автоматизация бизнес-процессов с помощью программных роботов и искусственного интеллекта. Робот имитирует действия человека, выполняемые мышкой или клавиатурой в интерфейсе программы, CRM, прикладной системы.

Алгоритм RPA-системы создается с использованием программных интерфейсов или языка сценариев. Он копирует действия пользователя в графической оболочке приложения и впоследствии воспроизводит их самостоятельно. Например, заполняет формы, переносит данные из одного документа в другой, оперирует ячейками в Excel, проверяет введенную информацию, формирует отчет и т.д.

Первые RPA-системы появились в России в 2017 году. К 2020 году более половины крупных столичных компаний внедрили программных роботов. Роботизация осуществляется с помощью специализированных платформ (например, PIX RPA Platform, UiPath, ElectroNeek) или улучшений к существующим системам управления бизнесом (например, Битрикс24). 

Какие процессы можно поручить RPA

Не для всех операций получится создать робота. Чтобы узнать, сумеет ли робот выполнить действие, нужно ответить на вопрос: можно ли для данного бизнес-процесса написать инструкцию? Да - RPA-система справится с задачей.

Какие процессы могут автоматизировать роботы:

• выполняемые автономно;
• простые;
• повторяющиеся;
• стандартизируемые;
• поручаемые множеству сотрудников;
• монотонные;
• использующие стандартные данные.

Обычно RPA-системам поручают анализ, сбор, обработку, поиск и преобразование данных, работу с входящими электронными письмами, выполнение простых действий в приложении, контроль над ходом бизнес-процесса, вычислительные действия, операции с офисными документами, составление отчетов, мониторинг определенных событий.

У рядового сотрудника на выполнение десятков подобных процедур уйдут часы, у робота – минуты. При этом человек может допустить ошибку, а робот не ошибается практически никогда.

RPA в Битрикс24

Роботизация бизнеса в Битрикс24 - это качественно новый уровень использования роботов в CRM. Она снижает затраты времени на рутинные операции до 80%. Адаптирована под любой бизнес. На настройку робота уходит в среднем 30 мин. При этом не требуется помощь программиста. С задачей справится любой опытный пользователь системы.

Бизнес-процесс отображается не в форме дерева, а в формате канбана. На одном экране расположены все этапы процесса и ход его выполнения. Для каждого этапа отведен отдельный столбец. В режиме реального времени видно, как документ переходит от одного исполнителя к другому, кто тормозит процедуру, на кого сваливается слишком много задач.

Все действия сохраняются в единой карточке процесса. В ней можно посмотреть, кто и когда запустил процесс, сколько времени на исполнение затратил сотрудник. Для обсуждения вопросов по процессу есть чат.

В данный момент бизнес-процессы запускают пользователи. Разработчики планируют добавить автоматический запуск по расписанию. Например, ежемесячная оплата за интернет. Также в планах расширить функционал мобильного приложения для полноценной работы с бизнес-процессами.

Как настроить RPA-робота в Битрикс24

Например, нужно настроить робота, который продвигает бизнес-процесс по оплате счета. Чтобы его мог запустить любой сотрудник и утвердить один из руководителей. Оплату проводит бухгалтер. Настройка производится в несколько основных этапов.

1. Начало

В меню выбираем пункт Роботизация бизнеса (RPA) - значок в виде робота. В открывшемся окне в графе Карточки (она будет на экране по умолчанию) нажимаем на кнопку "Новый процесс". В окне "Настройте процесс" отображаются опции для процесса: название, условие запуска, права доступа, поля для заполнения, изображение.

Рис.1. Настройка нового бизнес-процесса в RPA Битрикс24

2. Настройка процесса

Вводим название - Оплата счета. Указываем условие запуска. Доступно 3 условия (запускает человек, запускается после какого-либо процесса, запуск по расписанию). Выделяем условие "Запускает человек". В поле Кто может запускать процесс выбираем пункт "Все сотрудники". Так бизнес-процесс сможет запустить любой сотрудник.

Для быстрого просмотра счета руководителю нужно знать его сумму, номер, контрагента и увидеть скан документа. Создаем одноименные поля в строке "Поля", которые надо заполнить при запуске. Нажимаем на "Создать поле" и вводим название. Получится 4 поля (Сумма счета, Номер, Скан счета, Контрагент). Изображение для процесса выбираем любое из стандартного списка или загружаем свое. Нажимаем на кнопку "Сохранить".

3. Настройка Канабана

Появится Канбан со стандартными этапами (Запуск, Утверждено, Отклонено). Нам нужно добавить свои этапы. Наводим мышку на стадию Запуск, нажимаем на появившийся значок + и создаем стадию "Утверждение руководителем".

Рис.2. Настройка стадий Канбана

Аналогично создаем этапы "Бухгалтерия" и "Оплата", а стандартную стадию "Утверждено" переименовываем в "Оплачен". При необходимости стадии можно поменять местами перетаскиванием.  

4. Настройка заданий

Для каждой стадии добавляем необходимые действия и исполнителей. Щелкаем по пункту "Добавить задание". В окне "Шаблон задания" нажимаем на необходимый сценарий: утвердить или отклонить, запросить информацию, ознакомиться с информацией, просто передвинуть.

Рис.3. Выбор шаблона задания

В окне "Новое задание" в меню "Основные" вводим название и текст, назначаем ответственных и настраиваем действия для кнопок. В пунктах "Поля", которые показать и Поля, которые заполнить ползунком включаем или отключаем добавленные при настройке процесса поля. Нажимаем на "Сохранить".

Таким образом добавляем задание "Утвердить" или отклонить в стадию "Утверждение руководителем". Шаблон утвердить или отклонить. Ответственными назначаем руководителей по структуре. Выбираем пункт "Любой из них". Так утвердить оплату сможет первый просмотревший бизнес-процесс руководитель. В отображаемых полях включаем все ползунки.

Рис.4. Настройка задания бизнес процесса

Прописываем задание для стадии "Бухгалтерия" по шаблону "Запросить информацию". Ответственным назначаем одного из сотрудников бухгалтерии. Ему требуется указать номер платежного поручения и дату оплаты. Добавляем эти поля через меню "Поля", которые заполнить.   

Для стадии "Оплата" создаем задание по шаблону Просто передвинуть. Ответственным делаем бухгалтера. Робот просит его провести оплату и передвинуть карточку. Сохраняем настройки. Робот готов.

Ниже можете посмотреть видео от разработчиков Битрикс24 по настройке роботов. 

Видео настройки робота в Битрикс24

Подведем итог

Роботизация бизнес-процессов в Битрикс24 – это новый уровень автоматизации бизнеса. Технология RPA избавляет человека от простых повторяющихся действий, поручая их выполнение роботам. 

Что RPA дает бизнесу:

• уменьшение расходов на рутинные операции;
• снижение рисков;
• высокую скорость выполнения работы;
• экономное масштабирование бизнеса;
• минимизацию ошибок.

Роботы позволяют снять нагрузку с сотрудников и сместить фокус в сторону интеллектуальных задач. При этом настройка RPA в Битрикс24 не занимает много времени и не требует навыков программирования.

Возникли сложности с настройкой или интеграцией Битрикс24 – обращайтесь в агентство Белая Ворона. Наши сотрудники окажут квалифицированную помощь по любым вопросам. Позвоните прямо сейчас, чтобы получить консультацию.