Бизнес-процессы в Битрикс24

Ежедневно сотрудникам компаний приходится сталкиваться со стандартными операциями, которые можно и нужно автоматизировать. В статье мы расскажем, как настроить бизнес-процессы в Битрикс24.

Что компания получает от автоматизации

В каждой организации есть свой регламент оформления внутренних документов. Зачастую его выполнение не обходится без длительных прогулок по офису за подписями, необходимости согласования действий с другими подразделениями, поиска ответственных лиц. Утверждение простого документа может растянуться на несколько дней или даже недель.

Если подсчитать, сколько времени уходит на ежедневную рутину, то получится ощутимое количество человеко-часов, которые сотрудник мог бы потратить на принесение прибыли, а не хождение по кабинетам.

Нерациональное распределение рабочего времени выливается в убытки, возрастающие пропорционально размеру компании. От этой и многих других проблем избавляет автоматизация бизнеса, которая предоставляет следующие преимущества:

• эффективное использование рабочего времени;
• повышение скорости выполнения операций;
• полный контроль над документооборотом;
• систематизация задач;
• отлаженное взаимодействие сотрудников, отделов, подразделений;
• минимизация ошибок;
• прозрачная цепочка ответственных лиц;
• уменьшение влияния человеческого фактора;
• экономия времени и ресурсов.

Настройка CRM актуальна не только для крупных компаний, но и средних и малых. В малых и средних организациях эффект достигается за счёт ограниченного числа процессов. Автоматизация даже нескольких из них даёт существенный прирост экономических показателей в сжатые сроки. В крупных организациях число процессов практически неограниченно, поэтому проводится масштабная и длительная работа, результатом которой является значительное увеличение KPI.

Типы бизнес-процессов в Битрикс24

Процессы в Битрикс – это последовательность действий по обработке документов, учитывающая точки входа и выхода и соблюдающая заданные условия. Они подразделяются на несколько типов:

•  Общие: Компания – Процессы;             

Типовые процессы, которые часто используют сотрудники компании. Они могут запускать их самостоятельно, например, заявление на отпуск.

•  Мои процессы: вкладка Мои процессы;

Сотрудник является участником такого процесса. Для удобства поиска имеется фильтр.

•  Процессы в CRM: CRM – Настройки – Автоматизация – Бизнес-процессы;  

Создаются и редактируются с помощью встроенного графического конструктора на основе наглядной блочной структуры. Для несложных процессов хватает встроенных инструментов и данных. Для ввода своих параметров требуются технические навыки и знания PHP. В этом же разделе Автоматизация можно оптимизировать продажи, настроив распределение лидов для менеджеров. Это сэкономит время на обработку заявок и уменьшит издержки компании.

Шаблоны процессов в Битрикс24

Сервис для управления бизнесом Битрикс содержит готовые шаблоны для создания типовых процессов:

•  Счет на оплату;
•  Заявление на отпуск;
•  Заявление на командировку;
•  Выдача наличных;
•  Входящие документы;
•  Исходящие документы.

Они доступны в бесплатном тарифном плане, но в нем нельзя запускать одновременно больше 5 процессов. В тарифе Команда ограничение составляет 50, в тарифе Компания ограничений нет.

Шаблоны для работы с лидами:

•  Обработка лида;
•  Обработка контакта;
•  Выполнение по стадиям;
•  Сделка интернет-магазина.

Каждый процесс настраивается под нужды конкретного пользователя или решения определенной задачи. Если возможностей готовых шаблонов недостаточно, то их можно скачать или купить на специальных площадках. Также в автоматизации помогут роботы Битрикс, о которых мы писали в одной из наших статей.

Конструктор процессов в Битрикс24

Для создания собственных процессов в Битрикс встроен визуальный конструктор. Алгоритм строится из цепочки блоков, описывающих каждую стадию обработки задачи. Они берутся из каталога действий и перетаскиваются в окно программы. Для каждой стадии настраиваются ответственные лица и индивидуальные опции.

Встроенных инструментов хватает для написания большинства бизнес-процессов, встречающихся в компаниях. Для ввода собственных переменных используется среда PHP. Имеется возможность интеграции с сайтом, что открывает большие перспективы для взаимодействия с клиентами через веб-ресурсы.

Простейший пример автоматизации процесса – это обработка заявки клиента. Потенциальный клиент позвонил в нерабочее время, система зафиксировала звонок и отправила данные менеджеру. Он, придя на работу, видит заявку с номером телефона и звонит клиенту. Если заявка отправлена через сайт, то данные попадают к другому менеджеру, ответственному за этот канал.  

 

С чего начать автоматизацию бизнес-процессов

 

Основную сложность представляет не сам процесс автоматизации, а процесс построения бизнес-процесса. Многие компании в теории знают, что это такое, но на практике расписать не могут.

 

Бизнес-процесс с точки зрения компании – это последовательность действий сотрудника или сотрудников, приводящая к конечному результату. Например, производство продукции, продажа товара, оказание услуги, прием нового сотрудника, покупка оборудования для нужд компании и т.д. В этой цепочке могут участвовать несколько сотрудников и отделов.

 

Поэтому автоматизацию бизнес-процессов начинают с написания их на бумаге и определения действий для каждого звена. Схема должна быть простой и понятной. Уже при ее составлении будут видны плюсы и минусы того или иного алгоритма.

 

Разберем поэтапно один пример от составления схемы до ее реализации в Битрикс24.

 

Составление схемы бизнес-процесса

Составим алгоритм покупки оборудования для нужд отдела компании. Например, отделу продаж понадобился новый компьютер. Поэтапно распишем весь процесс с указанием нужных документов:

1.  Руководитель отдела продаж (РОП) отправляет заявку на покупку компьютера директору на согласование (заявка, счет);
2.  Директор согласовывает заявку и отправляет ее в бухгалтерию на оплату (заявка, счет);
3.  Главный бухгалтер получает заявку и назначает ответственного за исполнение (заявка, счет);
4.  Бухгалтер оплачивает счет и передает бумаги в отдел снабжения (доверенность, чек);
5.  Сотрудник отдела снабжения отправляется к поставщику и забирает компьютер (доверенность, чек);
6.  Снабженец передает компьютер в отдел продаж и отправляет подтверждающие документы в бухгалтерию (счет-фактура, накладная).

 

Это условный алгоритм. По факту в нем могут появиться дополнительные звенья и условия. Например, комплектацию компьютера надо будет дополнительно согласовывать в IT-отделе или снабженец передает компьютер не сразу в отдел, а через склад.

 

Реализация бизнес-процесса в Битрикс24

 

Главная задача бизнес-процесса в Битрикс24 – не правильное оформление заявок или заполнение документации, а организация непрерывности. То есть если процесс запустился, он не должен остановиться из-за человеческого фактора. Например, один из участников может забыть передать заявку дальше, тогда бизнес-процесс не закроется.

 

Непрерывность должна быть реализована с помощью CRM. Для этого в системе есть два способа оповещения участников: задание и задача.

Задание – это действие, на выполнение которого не требуется много времени. В примере это директор. Для утверждения заявки на покупку компьютера не нужно много времени.

 

 

Для наглядного контроля каждому этапу присваивают статус. Он показывает, на какой стадии находится текущий бизнес-процесс. Например, заявка подана/не подана, утверждена/не утверждена и т.д.

 

Пример бизнес-процесса в Битрикс24

 

Как будет выглядеть бизнес-процесс покупки компьютера с точки зрения специалиста по внедрению Битрикс 24:

1.  Создание заявки – РОП создает документ на покупку;
2.  Оповещение директора в CRM и по почте – РОП передает заявку директору на утверждение;
3.  CRM ставит директору задачу по утверждению заявки – директор изучает документы;
   1.  Заявка возвращается автору, процесс закрывается – директор не утверждает заявку;
   2.  Автору заявки приходит уведомление о подтверждении – директор утверждает заявку;
4.  CRM оповещает главного бухгалтера о заявке – директор передает заявку в бухгалтерию;
5.  Главному бухгалтеру ставится задача на ознакомление с заявкой – главный бухгалтер читает документ;
6.  Бухгалтеру ставится задача по оплате документа, постановщиком является главный бухгалтер, наблюдающим – РОП (автор), срок – 5 дней – главный бухгалтер передает заявку подчиненному;
7.  Задача по оплате документа закрывается – бухгалтер оплачивает счет и прикрепляет к заявке необходимые документы;
8.  Снабженцу поступает сообщение о заявке – бухгалтер отправляет заявку в отдел снабжения;
9.  Сотруднику отдела снабжения ставится задача о доставке товара, постановщик – директор, наблюдающий – автор заявки, срок – 5 дней – снабженец выезжает к поставщику за товаром;
10.  Снабженец закрывает задачу о доставке товара – компьютер передается в отдел продаж;
11.  Снабженцу ставится задание о сдаче документов в бухгалтерию – снабженец передает бумаги в бухгалтерию, бизнес-процесс закрывается.

 

Битрикс24 контролирует весь ход бизнес-процесса и оповещает всех участников о необходимости выполнения задания или задачи. Процесс дополнительно контролируют и некоторые участники процесса (обычно авторы заявок). Так заявки не потеряются и не забудутся. По такому же принципу автоматизируются и другие бизнес-процессы компании.

 

Варианты автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24

 

Функционал Битрикса предоставляет 5 вариантов автоматизации. Каждый из них решает определенный тип задач.

 

Бизнес-процессы в Ленте

Предназначены для автоматизации внутреннего документооборота компании. Например, заявление на отпуск, командировку, увольнение. Отличительная особенность процессов в Ленте – клиенты в них не участвуют.

Все заявки перемещаются только между отделами, заложенными в бизнес-процесс. В случае заминки система показывает причину остановки и оповещает ответственных лиц.

 

Бизнес-процессы в сущностях

Задача процессов в сущностях – автоматизация взаимодействиях с клиентом. Например, обработка заявки или звонка, напоминание сотрудникам о встречах или звонках и т.д.

 

Доступно 4 вида сущностей – областей хранения структурированных данных:

•  Лид – отслеживает рутинное общение с клиентами (консультации, обсуждение рабочих моментов);
•  Контакты – хранятся контактные данные клиентов или сотрудников партнеров;
•  Компании – находятся данные о юридических лицах (клиенты и партнеры);
•  Сделки – фиксируется информация о заявках и сделках.

При автоматизации важно правильно выбрать сущность. Если ошибиться, то часть данных будет теряться.

 

Бизнес-процессы в файлах

Ориентированы на отделы компании, которым приходится создавать, редактировать и удалять файлы (документы). Здесь бизнес-процессы автоматизируют процесс согласования документа.

Ручное утверждение занимает гораздо больше времени, и его трудно контролировать. Передача контроля этого процесса Битриксу экономит рабочее время сотрудников и финансы компании.

Бизнес-процессы в списках

Служат для автоматизации сбора информации от сотрудников и отделов внутри компании. Например, сбор данных об объекте, материале, оборудовании, вакансиям и т.д.

Бизнес-процессы в списках нужны для контроля и систематизации данных. Без них они могут смешаться или потеряться.

Роботы и триггеры

Роботы – это автоматизированный алгоритм, запускающий процесс при переходе элемента в определенный статус. Например, робот может сформировать задачу для сотрудника на определенном этапе сделки.

Триггеры – алгоритмы, срабатывающие в ответ на событие. Например, клиент заполнил форму на сайте – триггер запускается и отправляет задачу сотруднику на обработку заявки.

 

Итоги

 

Настройка бизнес-процессов в Битрикс24 обеспечивает автоматизацию внутреннего документооборота компании, взаимодействия с клиентом, сбора данных. За счет этого экономится рабочее время сотрудников, снижается влияние человеческого фактора и уменьшаются накладные расходы.

Автоматизация бизнес-процессов начинается с их раскрытия на бумаге – участники, действия, документы, последовательность. Затем специалисты реализуют процессы в CRM с помощью встроенного конструктора. В некоторых случаях применяют PHP.

В Битрикс24 есть готовые шаблоны бизнес-процессов. Освоить их можно и без помощи программистов. Платные тарифы дополнены роботами и триггерами.

 

Хотите внедрить Битрикс24, автоматизировать бизнес-процессы, наладить документооборот? Белая Ворона выполнит задачи любой сложности. Обсудим Ваш проект? Позвоните или напишите нам.

 

Если Вам понравилась статья - ставим лайк и делимся ей в социальных сетях. Хотите получать больше полезных статей? Подпишитесь на рассылку. Раз в неделю пишем коротко про интернет-маркетинг.